Comment gérer le temps en formation ? Voici 3 étapes pour cadrer le groupe et ne pas se laisser déborder. Le temps peut être l’ennemi numéro 1 du formateur s’il est mal géré. En effet, on finit souvent en retard, on déborde. Nombreuses sont les formations qui finissent en augmentant le rythme et en bâclant la conclusion. Mieux vaut finir sur une note positive, n’est-ce pas ? Voici les 3 étapes pour bien gérer le temps d’une formation.
La préparation
Commençons par le début, la préparation d’une formation. Si j’ai déjà évoqué ce sujet, il est important de prévoir le temps nécessaire pour chaque séquence. Je pense aux différentes activités, à la théorie que je veux transmettre, au temps d’échange et aux interactions que je vais avoir avec mon groupe tout le long de la formation. Cette partie est pour moi la plus importante car elle va déterminer ma feuille de route et le temps que j’ai pour chaque séquence.
Ma formation est découpée en séquence et chacun a une durée. Le fait d’avoir mon plan de formation avec moi me permet de voir, pendant mon animation, où j’en suis, si je respecte la durée des séquences et de corriger si nécessaire. En accordant suffisamment de temps à mes séquences, mon animation ne peut que bien se passer. Prévoyez-vous toujours des moments d’imprévus est mon secret.
L’erreur est de prévoir trop peu de temps et de se dire : Je suis large. En effet, si je prévois 10 minutes d’intervention mais que cela déclenche pleins de questions, comment puis-je respecter le temps que je m’étais accordée ? Eh bien, je ne peux pas. Dans mon scénario pédagogique, je prévois mon temps de arole mais aussi celui de mon groupe, des moments d’échange et de questions. Si je me force à conserver une durée trop courte, je vais courir, accélérer le rythme ce qui va impacter la compréhension de mes participants. Ce n’est pas ce qu’on veut.
L’animation
Les imprévus et les interactions. Voilà les 2 choses qui prennent du temps et qui vous mettent dans l’embarras. Ces sont les éléments qui vous font avancer plus vite ou, au contraire, vous font perdre du temps. Encore une fois, ces moments doivent être notés dans mon scénario : du temps pour les interactions, les échanges et les questions. Par exemple, lorsqu’on anime un atelier avec les Drôles de Dames, on prévoit toujours beaucoup de temps pour les échanges parce qu’on veut que les animateurs puissent partager leur expérience et on veut avoir du temps pour débriefer les activités.
Les imprévus peuvent être multiples : des problèmes techniques, des soucis de connexion, des réponses que je n’ai pas, des questions auxquelles je n’ai pas pensé, des retardataires… Bref, tout ce qui va prendre du temps dans mon animation.
Les interactions sont nécessaires en formation. Cela me permet de prendre la température, valider les connaissances, répondre aux questions. Ce sont des moments agréables. Après chaque séquence, je prévois un moment pour ces interactions. Attention à ne pas se laisser déborder ! En effet, les interactions sont en lien avec le sujet de la formation et pas autre chose. Laissez dévier les sujets et votre formation perd toute sa structure.
La durée de ses interactions est notée dans le scénario pédagogique. Si j’ai prévu 15 minutes pour échanger et donner les consignes, c’est 15 minutes et pas plus. Si je vois que le temps passe, je recadre et je clos les échanges. Oui, il y a des questions mais je dois avancer tout de même. Je garde un œil sur le compteur. Rattraper son retour ne veut pas dire accélérer le rythme et encore moins le débit de parole. Ceci me fait perdre des apprenants, en contenu et j’impact la qualité de ma formation.
Comment rattraper le retard ?
Je déborde lors d’une de mes séquences, qu’est-ce que je peux faire ? Je vais aller à l’essentiel. Quel est le message que je veux faire passer ? Je me réfère à mon objectif pédagogique. Que dois-je savoir faire mes participants à la fin de cette séquence ? Quelle compétence doivent-ils acquérir ? Quelle modalité ai-je prévu ? Ai-je un plan B pour aller plus vite ? Oui, je m’en sers. Non, j’en prévois un pour ma prochaine animation.
Par exemple, j’ai prévu 40 minutes de jeux de rôle mais il ne me reste que 10 minutes avant la prochaine séquence, que faire ? Pendant ces 10 minutes, je vais faire participer mes apprenants sur une seule mise en situation. Je divise mon groupe en binôme et je les laisse pratiquer.
Les éléments pour gérer le temps d’une formation
- Prévoir le temps nécessaire dans le scénario pédagogique
- Cadrer les interactions lors de l’animation et cadrer le groupe pour éviter qu’une seule personne ne monopolise la parole.
- Privilégier les questions plutôt qu’un échange informel même si ceux-ci sont prévus.
- Gérer les profils des apprenants que constituent mon groupe. Je garde le leader positif avec moi, je cadre le leader négatif pour na pas qu’il retourne ma formation, je vais chercher mes timides sans les bousculer.
- Gérer les imprévus : que peut-il se passer et comment je gère la situation avec un plan B voire C.
Post-animation
L’étape à ne pas négliger qui va vous permettre de rectifier votre plan de formation. En revisionnant votre animation, vous voyez ce qui a fonctionné, les imprévus qui n’ont pas été pris en compte et ce que vous devez amélioré pour la prochaine animation. Bref, je fais un bilan : comment j’ai gérer mon animation ?
- Qu’est-ce que j’ai prévu ?
- Qu’est-ce qui s’est passé ?
- Comment j’ai réagi ?
- Qu’est-ce que je peux faire pour la suite ?
Ce n’est pas facile de s’auto-évaluer et c’est pourtant capital pour la suite. Que la formation ne soit bien ou mal passé, je fais mon bilan sans me juger, sans me critiquer. Je me base sur les faits et le feedback de mes apprenants. Tout bénéf si vous co-animez, un pair vous donne son retour et vous faites de même.
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