Combien de temps faut-il pour préparer une formation présentielle ? Sacrée bonne question. Je vais passer en revue les éléments à prendre en compte pour préparer une formation en présentiel sans perdre de temps. Tout dépend de la durée de la formation, des outils qu’on utilise, du public, si on a déjà une salle de formation, faut-il trouver les clients… Bref, la durée de préparation d’une formation dépend de pas mal de choses. Donc, pour répondre à cette question, partons du principe que j’ai déjà une salle et mes clients. Il ne me reste plus qu’à préparer mon animation.
Évaluer le temps de préparation d’une formation
Pour une formation de 5h, je dirai qu’il faut le double du temps pour la préparer. Soit, 10h pour préparer une formation présentielle. Vous allez me dire : ça fait beaucoup. Et, pourtant, c’est bien le temps qu’il faut. Si je connais déjà le sujet et l’objectif de la formation, il me faudra créer la structure, la progression et le contenu.
Pour une journée de formation, je commence par réfléchir aux 3 (voire 4 max) grands messages à faire passer. Ce seront les étapes clés. Chaque message prendra à peu près 1h (en y incluant le contenu à donner, les exercices et les évaluations). Chaque séquence prendra plus ou moins 2h à la conception. Ça peut paraître beaucoup mais le temps passe très vite. Rien que la création du support prend du temps, tant pour le fond que pour la forme. De plus, les exercices prennent du temps à construire parce qu’il faut rédiger les consignes claires et simples.
Puis, je réfléchis à la progression, la cohérence de chaque étape pour monter en progression.
Rédiger le scénario pédagogique
On arrive à la rédaction du scénario pédagogique. Je vais identifier mes objectifs pédagogiques pour chaque séquence. Puis, je met en place es modalités pour chaque séquence. Qu’est-ce qui est logique et cohérent comme outil pour répondre à cet objectif pédagogique ? Voilà la question à se poser. Inutile de prendre beaucoup de temps, le bon sens suffira.
Pour gagner du temps, travailler par séquence : une séquence – un objectif – sa modalité pédagogique.
Séquence Objectif modalité
Puis, je rentre dans le dur. Qu’est-ce que j’utilise comme outil ? Est-ce que je dois le prendre en main ou est-ce que je le connais ? Rien que l’outil prend du temps pour intégrer vos activités. Si vous maîtrisez le logiciel, il suffit de préparer vo activités et le tour est joué. Une fois de plus, si c’est un activité simple et facile à mettre en place en 30 minutes c’est prêt. S’il s’agit d’un parcours à créer, ça prendra des heures. Et s’il faut découvrir l’outil, travailler 1h par jour pour le prendre en main et expliquer à vos apprenants comment se repérer dans l’outil.
Enfin, je vais rédiger mes supports, préparer les travaux en sous-groupes, les consignes à donner, les images (qui prennent un temps fou à aller chercher).
Le questionnaire de positionnement : celui qui fait gagner du temps
Un élément très important à prendre en compte : le questionnaire de positionnement. Si votre magnifique formation de 5h ne répond pas aux attentes de vos participants, la formation ne sert à rien. D’où l’importance d’avoir un contact en amont avec vos apprenants, un questionnaire de positionnement. La question est simple : qu’attendez-vous de cette formation ? C’est la question la plus importante, celle qui vous donne des billes, qui va vous permettre de déterminer si la structure, ce que vous avez prévu est cohérent ou non. Si je vois que la plupart des personnes ont cette même attente qui correspond à ce que j’ai prévu c’est ok. Si une personne est en dehors du sujet, ce n’est pas dans ma formation et c’est normal. Je ne change pas tout si son attente ne correspond pas à mon sujet. Restons cohérent.
S’il y a une attente qui m’inspire que qui correspond au sujet, je peux ajouter. J’ajuste mais je ne change pas tout.
Par exemple, pour mon atelier sur la gamification, quelques jours avant de l’animer, j’envoie un questionnaire de positionnement. Dans les réponses, ils me demandent comment intégrer des badges, comment mixer activités et théorie, et je compare avec ce que j’ai prévu. Oui, j’ai prévu d’expliquer comment intégrer des badges et je leur montre comment faire puisque j’en ai intégrés moi-même. Je réponds à leurs attentes.
L’élément capital
Ça ne s’arrête pas là, un élément est capital et à prendre en compte dans le temps de préparation : tester l’animation. Si je peux tester, je peux visualiser mon animation : où est le vidéoprojecteur ? Ah oui je dois l’allumer, montrer mon support. Où est la télécommande ? J’anticipe les imprévus et je teste en accéléré. Ceci me permet de comprendre ce qui va bien, là où je prends du temps, là où j’en gagne. Ainsi, je comprends déjà ce que je pourrai adapter en réel, (si j’ai besoin de temps, je sais que je pourrai prendre ce temps sur cette séquence).
En résumer, la durée de préparation nécessite d’agir par méthode. Une chose à la fois et d’être structuré. Je construis mon socle, je le remplis, je teste et je peux partir en animation. Compter le double du temps pour votre première animation. Pour aller plus loin et construire votre scénario, découvrir ce mini-cours au format e-learning. Je vous explique comment je construis mes scénarios et je vous offre mon template et mes astuces pour gagner du temps et ne rien oublier.
Pour aller plus loin
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Le scénario pédagogique est la partie la plus importante d’une formation. Comment le créer de manière efficace ? Ce mini-cours au format e-learning, est animé par Florence Pauly, formatrice professionnelle d’adultes depuis 2012.À la fin de ce cours, vous serez capable de créer un scénario pédagogique de façon autonome, organiser les séquences, adapter la durée de la formation et préparer les imprévus.
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