Préparer une formation

Gestion du Temps et Préparation des Supports

Je sais que mon support n’est plus très tendance, il faudra le revoir, modifier les visuels mais je n’ai pas le temps… On le vit tous, on connait cette frustration et voici quelques astuces pour améliorer la gestion du temps lors de la préparation et de l’animation d’une formation, ainsi que pour optimiser la création de supports de formation.

Sommaire :

1. Gestion du Temps : Optimiser le temps de préparation et d’animation d’une formation.
2. Préparation des Supports : Créer des supports de formation efficaces et pertinents tout en gagnant du temps.
3. Simplicité et Cohérence : Privilégier la simplicité, la clarté et la cohérence entre les objectifs et les outils/supports utilisés.
4. Utilisation des Outils Existants : Exploiter au maximum les outils de visioconférence ou les matériaux simples avant de chercher des solutions complexes.
5. Les jeux pédagogiques :
6. Importance du Scénario Pédagogique : Le scénario pédagogique est la clé de voûte pour structurer la formation et anticiper le temps nécessaire.

Rappel pour concevoir une formation

Pour préparer une formation de manière efficace, il vous faut ces informations :

• votre objectif de formation et vos objectifs pédagogiques
• vos besoins et ceux de vos participants (et de votre client)
• votre cible : qui sont-ils ?
• la modalité : présentiel, distanciel, les deux ?

Plus vous avez d’informations et plus ça vous donnera un guide pour préparer cette formation. Visualisez cette formation pour vous aider : que voyez-vous ? qu’est-ce qui vous manque ?
Si vous créez votre premier scénario pédagogique, il est évident que ce sera long et que vous verrez flou, c’est normal. Par la suite, vous aurez déjà un caneva sur lequel vous appuyez. Dans tous les scénarios pédagogiques, on retrouvera : l’objectif de votre formation, les différentes séquences et leurs objectifs pédagogiques, les modalités et les ressources dont vous avez besoin.

Préparer son scénario pédagogique

Le scénario doit inclure un minutage précis pour chaque séquence. Il ne faut pas oublier de prendre en compte le temps de présentation, mais aussi les temps d’échange, les questions des apprenants, les bugs éventuels (en distanciel) et les moments dédiés à la prise en main des outils. Par exemple, vous avez prévu un exercice de 10 minutes sur un whiteboard, mais le temps que tout le monde se connecte (il y en a toujours qui se perdent), que vous expliquiez les repères de l’outil, les 10 minutes se sont écoulées… Le problème : vous perdez du temps. Donc, prenez en compte les temps de connexion, les repères, les discussions et notez ce temps dans votre scénario. Ainsi, vous êtes serein(e).

Pendant l’animation

Gérer le temps pendant l’animation peut être challengeant mais c’est nécessaire pour comprendre où on en est. On vérifie si on respecte le temps prévu par notre scénario pédagogique. Pour ma part, j’avoue avoir du mal à surveiller l’horloge pendant que j’anime parce que je suis concentrée sur mon sujet, les comportements, les questions et la technique. Ceci a pu me causer quelques petits moments stressants : je suis en retard et comment je fais pour me rattraper ? Voici deux solutions pour vérifier le temps :

• Déléguer la gestion du temps à un participant. C’est votre un gardien du temps. Je vous conseille de choisir quelqu’un qui a un bon sens du temps, comme un fumeur (ils savent toujours l’heure qu’il est).
• Utiliser les fonctionnalités de minutage des outils de visioconférence. Pour les travaux en sous-groupes notamment, les outils comme Teams ou Zoom permettent de fixer une limite de temps, ce qui permet de retrouver tous vos apprenants automatiquement.

Les interactions doivent être cadrées. Il est important de prévoir des moments pour les questions, soit en permettant les interruptions (si l’on est à l’aise et que l’on sait recadrer), soit en demandant aux participants de poser leurs questions à des moments spécifiques (à la fin d’un exposé ou de la journée). Je préfère personnellement être interrompu, mais je prévois ces temps dans son scénario pédagogique.

Préparation des Supports

Alors ça, ça prend du temps surtout si on intègre des activités ludopédagogiques, des outils etc. Rappelons que les supports ont là pour structurer votre formation, capter l’attention et faciliter la compréhension. Quelques idées de supports :

• vidéos (moins de 10 minutes)
• support de présentation PowerPoint, Genially, Canva…
• tuto de démonstration d’outils
• documents
• outils collaboratifs

La première question à se poser : quel support est cohérent par rapport à l’objectif de ma séquence ? Qu’est-ce que je veux faire avec mes participants ? De quoi vont-ils être capable à la fin de cette séquence ? Le choix du support doit être cohérent avec l’objectif de la séquence. Évitez de céder à la tentation d’utiliser un support simplement parce qu’il est à la mode. Restons sur la base : quel est mon objectif ?

Simplicité et Cohérence

La simplicité est la clé pour la création de supports, en particulier pour les diapositives. Des diapositives efficaces contiennent un mot clé, une phrase courte et une image. Un paragraphe de texte n’est pas un bon support, c’est un prompteur. Posez-vous cette question : qu’est-ce que je veux faire passer comme message avec cette slide ? Un message par slide, sans penser à la beauté et au côté visuel, ce sera dans un second temps. Notez ce message et ensuite vous pourrez choisir une image parlante, un graphique, une citation etc. Créez un support qui soit le plus simple le plus épuré et surtout le plus clair possible.

Si le fait d’avoir un prompteur vous rassure, il existe un mode « commentateur » pour vous aider. De mon côté, je m’entraîne à animer dans ma tête, voire je mime mon animation pour préparer mon discours mentalement. Plus je le répète, mieux je le connais et plus je suis prête. La répétition mentale de l’animation permet de travailler son discours et de gagner du temps pendant la formation.

Utilisation des Outils Existants

Utiliser des modèles préexistants permet de gagner énormément de temps sur le design. Je vous recommande d’utiliser des outils comme Canva ou Genially qui proposent de nombreux modèles. Soyez fainéant c’est une preuve d’efficacité.
Ne pas passer trop de temps à chercher l’image ou le modèle parfait. Il faut se fixer un temps limité pour le design des supports. Cadrez-vous : « je vais me laisser 10 minutes pour cette slide ». L’important est le fond, pas la forme trop élaborée. On a tous passé des soirées et des week-ends entiers sur un support de présentation, gardons nous en bonne santé, privilégions votre santé mentale.

Les jeux pédagogiques

C’est un sujet qui fâche parce qu’il prend beaucoup de temps (à préparer). C’est vrai. Néanmoins, soyez efficace : plutôt que de créer vous-même vos jeux (si vous n’avez pas l’habitude), utilisez des jeux existants. Ils sont là autant les utiliser. Il y a une multitude d’applications qui existent pour vous aider comme des mots-croisés, des puzzles bien que je ne suis pas fan de ce type d’outils. Pour moi, il n’y a pas de lien avec l’objectif, en tout cas l’exercice ne pousse pas suffisamment la réactivation selon moi.

Si vous recherchez des outils ou des applications, n’oubliez pas de cadrer ce temps de recherche (évitez de vous perdre). Et, je vous invite à rester simple, inutile de passer du temps à trouver l’outil le plus joli du monde : on cherche à atteindre un objectif pédagogique pas un objectif de design.

En présentiel, utilisez un dé en mousse : c’est ludique, c’est varié (présentation, tour de table, quiz, feedback…)

En distanciel, exploitez les fonctionnalités de votre outil de visioconférence comme le chat, les réactions, les caméras… Avant d’ajouter des outils externes, il est essentiel de maîtriser et d’utiliser toutes les possibilités de l’outil principal.

Les outils collaboratifs externes ajoutent une préparation pour vous, du repérage pour les apprenants et une charge cognitive, utilisez-les avec parcimonie.
La simplicité démontre l’expertise.

Ce n’est pas parce que vous utilisez pleins d’outils collaboratifs que vous passez pour un expert mais c’est justement en allant à la simplicité que vous passerez pour un expert.

Florence Pauly

Conclusion

J’insiste sur la nécessité de cadrer votre temps de préparation et de privilégier la simplicité et la cohérence pour gagner en efficacité. Une préparation minutieuse, notamment du scénario pédagogique avec un minutage précis, est essentielle. Pendant l’animation, déléguez ou utilisez les outils technologiques peut vous aider à gérer le temps. Concernant les supports, concentrez-vous sur l’essentiel, utilisez des modèles et des outils simples et s’assurez-vous qu’ils servent bien les objectifs pédagogiques. Évitez de créer des choses trop complexes ou à la mode. L’exploitation maximale des outils dont on dispose déjà, comme l’outil de visioconférence, est une marque d’efficacité et d’expertise.