Comment gérer l’administratif d’un organisme de formation ? Si je prends une assistance ou une secrétaire, que va-t-elle faire ? Comment va-t-on communiquer efficacement ? Corinne Verrilli Mirc, nous explique et démystifie l’administratif d’un OF.
L’assistante administrative sert à quoi ?
L’assistante va me servir à quoi ? Gérer l’administratif, évidemment. Il est, d’ailleurs, préférable qu’elle ait des compétences dans le monde de la formation. Tout simplement parce qu’il y a un process de formation à suivre et depuis la réforme et la loi avenir professionnelle, on y inclut le référentiel Qualiopi. Si déjà pour les formateurs, c’est un sujet parfois taboo, imaginez pour les personnes qui ne font pas partie du monde la formation !
Les assistantes ne connaissent pas ce référentiel. Très souvent, les formateurs qui travaillent avec des assistantes vont les former pour pouvoir comprendre le monde dans lequel elles entrent. Ceci demande du temps au formateur (qui en manque toujours avouons-le) et un temps d’adaptation à l’assistante. Même si celle-ci s’aura très vite s’adapter.
Il est important d’avoir des compétences administratives mais aussi d’en comprendre le sens. Pourquoi faire telle action ? À quoi sert-elle ? Il va donc falloir lui apprendre ce qu’est une démarche qualité, l’amélioration continue afin que son travail soit une plus-value pour le formateur. D’ailleurs, c’est là où l’assistante de formation va être la plus utile.
Le process de formation
Le process formation est une suite d’étapes qui commence à la conception de la formation, l’élaboration du déroulé pédagogique, l’analyse des besoins et des attentes du client etc. jusqu’au suivi de la formation. Ce process est, tout simplement, l’échange avec les parties intéressées pour établir un programme de formation.
Mais que vient faire l’assistante dans ce processus ? Tout simplement, comprendre les actions de chacun et dans quel ordre. D’ailleurs, il est judicieux de rédiger une procédure de formation. Ensemble, on va définir les rôles de chacun. Ainsi, tout le monde sait ce qu’il a à faire et dans quel ordre. Ceci demande du temps mais il est nécessaire pour éviter de se marcher sur les pieds. L’objectif est que ce soit fluide et clair pour tous.
Le tableau d’amélioration continue
C’est le point de corde pour les assistantes qui vont tenir à jour ce tableau qui reprend toutes les actions permettant l’amélioration continue. Évidemment, elles ne vont pas le compléter seule, mais elles vont s’appuyer sur les retours des stagiaires, des questionnaires des clients, de la veille, des constats en formation… Tout ceci pour prouver que l’on est capable d’analyser, de prendre des décisions, mettre en place un plan d’actions et l’évaluer.
Comprendre Qualiopi est essentiel pour pouvoir travailler avec un OF ou un formateur indépendant afin que l’assistante puisse visualiser ses actions, en comprendre le sens et comprendre son rôle. Corinne propose une formation pour pouvoir accompagner les assistants de formation. Ceci va leur permettre de comprendre ce qu’est le référentiel Qualiopi, leur rôle dans la procédure formation, les dossiers de financement car elles doivent être en capacité d’accompagner le client à monter son dossier de financement.
Pour retrouver les dates des prochains webinaires de Corinne, c’est ici : https://www.linkedin.com/company/facilacliker/?viewAsMember=true
