7 étapes pour animer une formation en urgence

pas de panique

Aujourd’hui, je vais vous donner le pas à pas pour réaliser une formation en urgence. Partons de l’annonce de la formation jusqu’à la validation des acquis en passant par l’animation.

Comment réagir sans stress ?

Pas de panique ! Ne vous laissez pas envahir par le stress. Les imprévus dans votre planning sont courants, ce n’est ni le premier ni le dernier. Prenez cette nouvelle comme quelque chose de positif et modifiez votre planning initial.

Voyez une opportunité intéressante et pensez solution plutôt que « pourquoi moi ? ». Ainsi, vous aurez l’état d’esprit idéal pour déborder de créativité.

7 étapes pour animer une formation en urgence

Avant de courir en salle de formation, prenez le temps de réfléchir ! 

1ère étape

Commencez par connaître le pourquoi vous devez animer si rapidement : quel est l’objectif à atteindre ? Quels sont les attentes du client DO ? Que doivent connaître, savoir, savoir-faire vos apprenants en sortie de formation ? Y a-t-il des prérequis à respecter avant de former ? Quels sont les apprenants concernés ? Comment ont-ils été choisi ? Y a-t-il un suivi spécifique à mener après la formation ? Par quel moyen est validée la formation ?

Prenez le temps d’avoir un maximum d’informations car vos apprenants vont vous les poser ! Si vous n’avez que peu d’informations, votre crédibilité en pâtira. Sachez donc rassurer vos apprenants et leur donner la marche à suivre. Impliquez-les dans cette formation et dans leur plan d’actions à venir.

2ème étape

Ensuite, préparez votre formation : maîtrisez-vous le sujet ? Si non, confiez-le à un autre formateur qui le maîtrise. Ayez votre support mis à jour avec vous. Puisque vous êtes dans l’urgence, allez à l’essentiel pour cette formation. Si elle est à réaliser rapidement, c’est qu’il y a probablement des actions à faire immédiatement. 

Pensez simplicité et efficacité : que dois-je donner comme information ? Comment puis-je la vulgariser ? Que doivent retenir mes apprenants ? Que doivent-ils savoir faire ? S’il y a une nouvelle procédure à appliquer même complexe, pensez à créer une fiche récapitulative pour que chaque apprenant n’ai qu’à suivre ce qui est indiqué. Également, pensez à créer un tableau de suivi pour détecter toute erreur commise, anomalie ou amélioration à apporter. Votre hiérarchie ou client DO sera ravi de cette initiative. Bref, voyez plus loin que la formation à déployer.   

3ème étape

Puis, préparez votre administratif : feuille d’émargement, fiche de formation continue, tableau de suivi…

Qu’est-ce qui est essentiel pour animer ? La plupart du temps la feuille de présence suffit. Pensez tout de même à tous les documents nécessaires qui devront être complétés par la suite.

4ème étape

Prévenez tous les apprenants concernés et partez en salle de formation. Veillez à ce que toutes les personnes concernées soient informées. Ceci évitera par la suite de chercher quelqu’un ou de découvrir que la personne est en formation.

Lancez votre présentation le temps que tous arrivent. Ces quelques minutes sont importantes et vous permettront d’avoir quelques instants pour souffler et maîtriser vos émotions.

5ème étape

Une fois les apprenants présents, restez le plus calme possible malgré ce caractère urgent. Prenez le lead en donnant du sens à cette formation et répondez aux questions.

Je vous invite à donner le planning en expliquant la formation vue, la méthode de validation et le suivi à venir. Impliquez vos apprenants  puisque vous avez besoin d’eux. 

6ème étape

Déroulez votre formation sans courir ! Comme j’ai déjà pu vous l’expliquer, ce n’est pas au moment de votre animation que vous devez courir. Optimisez votre temps mais n’accélerez pas le débit. Allez à l’essentiel de votre formation.

7ème étape

Faites valider la formation à vos apprenants et faites-les s’engager dans leurs futurs actions. N’oubliez pas de finaliser votre administratif et informer qui de droit que vos apprenants sont prêts.

Notez dans votre planning cet imprévu et réajustez vos objectifs à réaliser. Planifiez les nouvelles actions à mener s’il y a un suivi à réaliser.

Mon petit +

Pensez pratique et créez une fiche récapitulative pour vos apprenants. Qu’elle soit sur papier ou mieux dans un dossier commun accessible à tous. S’il s’agit d’un respect de procédure, réalisez un tableau du type :
1 : Ouvrir le dossier client
2 : Vérifier l’identité de l’appelant
2 : Mettre à jour les données
3 : Valider la satisfaction
4 : …
Ecrivez des phrases courtes et simples pour que vos apprenants comprennent sans lire de quoi il s’agit. 

Autre astuce : un schéma fléché pour que les apprenants suivent les flèches en ayant la procédure sous les yeux sans risque d’erreur.  

À vous

Vous avez désormais toutes les étapes pour créer, animer et valider une formation en urgence.

N’hésitez pas à me demander conseil, je suis là pour ça ! 

Merci de m’avoir suivi et je dis à la semaine prochaine pour un nouvel imprévu !

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