Pour ce deuxième Vendred’imprévu, je vais vous expliquer comment gérer un imprévu lors d’animation de formation.
Aujourd’hui, il s’agit de l’imprévu suivant : le formateur arrive avec 10 minutes de retard.
Vous animez une formation, 15 personnes sont présentes et vous avez un PowerPoint à déployer. Malheureusement pour vous, vous avez du retard et il va falloir faire avec. Votre défi est donc : comment animer lorsque vous avez 10 minutes de retard ?
Votre objectif est de dépasser votre état de stress et de réorganiser l’animation afin de la déployer en totalité sans dépasser l’heure prévue.
L’important est de gagner du temps, mais pas de courir sinon vous risquez de perdre votre groupe qui manquera des éléments importants. Il faut donc être stratégique pour donner les notions importantes et qu’elles soient bien comprises tout en rattrapant le retard.
État des lieux
État émotionnel
Il s’agit d’une situation de stress et de gêne puisque le formateur est censé montrer l’exemple. Vous êtes embarrassé, car votre crédibilité en prend un coup.
1ère chose : pas de panique, resté souriant et positif. Rassurez-vous ! C’est une situation stressante mais maîtrisez-vous, vous allez trouver une solution.
2ème chose : gérez le groupe. Tout en souriants dites-leur ce qui se passe : “je suis désolée, je suis en retard”. Évidemment vous vous excusez en entrant dans la salle. Prenez rapidement le contrôle de la situation en poursuivant par : “Avez-vous profité de ce temps pour revoir les éléments vus hier ?”.
Ceci permettra de dédramatiser votre situation et de rentrer rapidement dans le vif du sujet. Cela cadre votre groupe d’emblée. Ainsi, ils ne risquent pas de poser des questions notamment sur la raison de votre retard.
Le risque ici est que votre leader négatif prenne le dessus en vous faisant remarquer que vous êtes censé montrer l’exemple. La situation peut mal tourner, car vous risquez de vous retrouver dans une position délicate.
En effet, la relation de confiance est mise à l’épreuve. Ne laissez pas l’opportunité à votre leader négatif d’intervenir. Prenez vous-même le lead dès votre arrivée. N’hésitez pas à vous appuyer sur votre leader positif.
Les faits
Le temps de la formation est raccourci. Vous allez devoir trouver une solution pour déployer vos modules en moins de temps que prévu initialement. Pour cela, posez-vous cette question : “Comment puis-je m’organiser ?”.
C’est-à-dire comment gagner du temps sur le planning ? Et comment conserver l’heure de fin ? En moins de temps : Comment déployer le programme sans le déstructurer ?
Quelle stratégie allez-vous adopter pour rattraper le retard ?
Qu’est-ce que j’anime ?
Qu’est-ce que je peux faire ? Avant de trouver les méthodes les plus adaptées, il faut savoir ce que vous déployez. Qu’est-ce qui était prévu dans votre programme ? Regardez votre plan de formation :
- Théorie
- Exercices
- E-learning
- Réveil pédagogique
En fonction de votre itinéraire pédagogique, vous allez réorganiser votre animation.
Réorganiser
- Exercices
- Réveil pédagogique
- E-learning
- Théorie
Exercices
Si vous aviez prévu des exercices, organisez-vous pour raccourcir le temps de cette manière : poser le problème clairement pour éviter toute erreur de compréhension et marquer le temps de l’exercice. L’idéal est de travailler en groupe ou en sous-groupe, car ceci vous fera un gain de temps.
Par exemple : “je vous laisse 10 minutes pour réfléchir” (à la place de 20 minutes). Noter ce temps au paperboard. Votre groupe connaît le temps pour réaliser l’exercice. Soyez ferme et ne dépassez pas ce temps d’exercice.
Aller à l’essentiel : quel est l’objectif de cet exercice ?
Attention : éviter les cas particuliers à cette étape
Si c’est un exercice en individuel ou en groupe, pas de changement.
Prévoir le temps nécessaire pour donner les solutions et les explications. C’est ça qui va prendre le plus de temps. Ne pas raccourcir cette étape.
S’il s’agissait d’une explication de fonctionnement de logiciel : au moment où vous entrez dans la salle, dites à vos apprenants d’allumer leurs ordinateurs. Ceci vous fera gagner du temps. Le temps de l’allumage, excusez-vous.
Réveil pédagogique
Pour gagner du temps, modifiez votre animation. Si vous aviez un PowerPoint à animer : reprenez uniquement les éléments clefs. Tant pis pour les belles illustrations et le temps passé à créer l’animation. S’il s’agissait d’un QCM : reprenez les questions importantes.
Le principal étant de synthétiser les éléments vus la veille.
Pour ma part, je posais la question en grand groupe : qu’avez-vous retenu des notions vues hier ? Ceci me permettait de gagner beaucoup de temps, car le groupe m’énonçait de tête ce qu’il avait retenu. Je poursuivis avec des explications et on passait au module suivant.
E-learning
Attention : maîtrisez votre sujet et connaissez le déroulé de l’e-learning. Si vous avez noté les étapes de celui-ci, il vous suffit de transformer en exposé. C’est tout à votre avantage car vous allez rendre l’animation dynamique et conserver la structure :
- Questions en grand groupe
- Expliquer les notions
- Faire passer le quiz en grand groupe
Théorie
Si vous avez peu de temps et beaucoup de monde, l’exposé reste la méthode la plus adaptée. En effet, vous pouvez faire passer un maximum d’informations en un temps réduit.
Attention :
- Maîtrise du sujet : vous devez être capable de détecter les notions clefs à transmettre
- Ne pas accélérer le débit : vous risquez de perdre votre groupe
L’idéal est d’avoir le plan de formation avec vous pour connaître le déroulé du module avec quelques notes qui vous donnent les éléments clefs
Informer
Changement de programme ! Vous allez expliquer aux apprenants le nouveau planning mis en place :
- Qu’est-ce qui se passe ? Moins de temps que prévu pour l’animation
- Information : “Je vais m’adapter à la situation pour que vous puissiez avoir toutes les bases nécessaires pour la suite de la formation. Voici comment nous allons procéder”
- Conseil : Rassurez vos participants qui ont peur de manquer des éléments importants et valorisez leurs compétences, par exemple : “je ne suis pas inquiète pour vous”
Comment anticiper ?
Après l’animation, je vous conseille de dresser un bilan :
- État émotionnel : maîtriser son émotion et se rassurer. Rester positif et garder le sourire. Prendre cette difficulté comme un défi : c’est un jeu.
Plus vous le voyez comme un jeu plus c’est facile pour vous de gérer la situation
- Définir mon plan B : qu’est-ce que je peux prévoir pour gagner du temps ?
Conseils
Mes conseils à respecter en cas d’imprévu :
- Toujours avoir un plan de formation papier
- Toujours garder le sourire
- Utiliser l’exposé pour gagner du temps et transmettre un maximum d’informations
Conclusion
Un imprévu est déstabilisant, voilà pourquoi vous devez être flexible et vous adaptez à toute situation. Évitez de vous laisser déborder par la situation qui n’est pas si grave en elle-même. Relativisez et prenez le recul nécessaire pour reprendre le contrôle.
A vous de mettre en pratique ces conseils simples qui vous aideront pour cet imprévu.
A vendredi pour le prochain imprévu !
Florence Pauly
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