Dans toute ingénierie de formation, on prévoit ce que l’on va animer et comment on va animer. C’est-à-dire que l’on va choisir la méthode la plus adaptée et la plus évidente pour partager une connaissance. On oublie un élément important dans ce plan : comment animer sans support ?

C’est un imprévu qui laisse perplexe pour ne pas dire qu’il déstabilise complètement le formateur. Celui-ci a tout prévu, tout écrit : de la théorie pure, aux exemples avec quelques anecdotes au milieu. Bref, tout y est.

Malheureusement, au moment de la formation, le support n’est plus là. Et ce pour différentes raisons : tout était sur clé USB et vous l’avez oublié, le réseau internet est HS pour le moment, vous n’avez pas accès à un dossier commun…

C’est un grand moment de solitude parce qu’on ne sait pas comment réagir. On se sent stressé et c’est parfois difficile de reprendre le contrôle de la situation. On cherche auprès des collègues une astuce ou d’un chef. C’est à ce moment-là que personne ne peut vous aider évidemment.

Alors, comment faire ? Je vais vous expliquer comment réagir et quelles sont les solutions qui s’offrent à vous.

État des lieux

  • État émotionnel
  • Les faits

État émotionnel

1ère chose : pas de panique, restez souriant et positif. Rassurez-vous. C’est une situation stressante, mais maîtrisez-vous, vous allez trouver une solution.

En restant souriant vous évitez de vous laisser emporter par une émotion négative. Au contraire, vous êtes positif et vous montrez que vous maîtrisez la situation.

2ème chose : parler à votre groupe : « je n’ai pas mon support, je vais donc modifier mon animation ». Rappelez-vous qu’ils ne sont pas contre vous, mais ils ont besoin de vous. Informez-les de la problématique et rassurez-les.

Les faits

Je n’ai pas de support. Comment puis-je m’organiser ?

  • Pour déployer ma formation ?
  • Pour donner les informations sans le support prévu ?

Comment déployer le programme sans support ?  

Qu’est-ce que j’anime ?

Ce que vous vous demandez c’est comment réagir et quoi faire. Pour cela, demandez-vous ce qui est prévu. Ceci permet de se concentrer, de se rappeler des objectifs et de ne pas s’éparpiller.

Par exemple, aviez-vous de la théorie prévue ? Via un PowerPoint ? Ou était-ce des exercices où les consignes et les solutions étaient données via votre présentation ? S’agit-il d’un réveil pédagogique ou d’un E-learning ?

Choix de la méthode

Qu’est-ce que je peux faire ? Quelle est la méthode la plus adaptée à ma situation ?

  • La théorie
  • Les exercices
  • Réveil pédagogique
  • E-learning

Avant de choisir la méthode la plus adaptée, il faut se s’adapter au groupe et à leurs attentes.

D’un côté, la méthode doit me permettre d’animer sans mon support initial et d’un autre côté, mon animation doit correspondre à mon groupe.

Se poser les questions suivantes :

  • De quoi ont-ils besoin ?
  • Quelle est la méthode la plus adaptée ?
  • Est-ce que ce changement convient à tous ?

Théorie

Au lieu de dérouler les slides, 2 solutions possibles :

– Faire l’exposé au paperboard
Attention : maîtrisez votre sujet
L’idéal est d’avoir le plan avec vous pour connaître le déroulé du module avec quelques notes qui vous donnent les éléments clefs
Avantage : Peu de changement parce que la structure est conservée
Inconvénient : Risque de faire une erreur dans le déroulé  

– Partir en découverte
Prérequis : les apprenants ont des compétences dont ils peuvent se servir
Les participants sont détenteurs de savoir, ils vont travailler en groupe et apprendre par eux-mêmes. Ils sont acteurs.
Avantage : Les apprenants participent et rendent la formation vivante
Inconvénient : Cela peut être déstabilisant pour un formateur junior pourtant le formateur apporte une aide volante donc pas de risque de donner une mauvaise information

Exercices :
On dicte les consignes à l’apprenant qui les note au paperboard.

Attention : ne pas changer le déroulé !
Si c’est un exercice en individuel ou en groupe, pas de changement

Si les solutions était noté sur le power point, on va les donner à l’oral avec une explication au paperboard
S’il s’agissait d’une explication de fonctionnement de logiciel : au lieu de montrer des copies d’écran, on va les faire manipuler tout en les guidant et en passant près d’eux. Soit, via la méthode de la démonstration soit via la découverte.

Réveil pédagogique :

Quel type de réveil pédagogique ? S’agissait-il d’un QCM ou de questions en grand groupe ?

Au lieu de montrer les slides, vous allez utiliser une autre technique. Par exemple, un apprenant pose une question à un autre apprenant qui va en poser une à son tour. Ou encore, faire une battle.

Rappelez-vous du but du réveil pédagogique : revenir sur les notions clefs vues la veille.

E-learning

Attention : maîtriser son sujet et connaître le déroulé de l’e-learning.

Je vous conseille de le passer avant avec prise de notes pour connaître les notions vues et les différentes parties de l’e-learning.

Transformer en exposé, mais conserver la structure :

  • Questions en grand groupe
  • Expliquer les notions
  • Faire passer le quiz en grand groupe   

Informer

Expliquez à votre groupe le changement de programme :

  • Qu’est-ce qui se passe ? Je n’ai pas le support prévu.
  • Information : Je vais modifier mon animation et c’est vous qui allez m’expliquer (découverte)
  • Conseils : écoutez les participants (leader positif) qui souvent vous donnent quelques idées. Si tout le monde est OK : modifiez l’animation.

Comment anticiper ?

Après l’animation, dresser un bilan :

État émotionnel

Comment maîtriser son émotion ?

  • Se rassurer
  • Dire au groupe : « pas de problème, je vais trouver une solution »
  • Rester positif et garder le sourire
  • Prendre cette difficulté comme un challenge : c’est un jeu auquel il faut trouver un moyen.

Plus je le vois comme un jeu plus c’est facile pour moi de gérer la situation   

Définir mon plan B

Comment anticiper cette situation ?

  • Prévoir plusieurs supports pour son PowerPoint (clé usb, dossier commun, boîte e-mail)
  • Détectez les besoins du groupe et suscitez leur intérêt pour améliorer l’animation
  • Rester positif et montrer que vous avez confiance en eux

Conseils

Mes conseils à respecter en cas d’imprévu :

  • Faites ce qui vous rassure le plus
  • Adaptez-vous au groupe
  • toujours garder le sourire

Conclusion

Un imprévu est déstabilisant, voilà pourquoi vous devez être flexible et vous adaptez à toute situation. Évitez de vous laisser déborder par la situation qui n’est pas si grave en elle-même. Relativisez et prenez le recul nécessaire pour reprendre le contrôle.

À vous de mettre en pratique ces conseils simples qui vous aideront pour cet imprévu.    

À vendredi pour le prochain imprévu !

Florence Pauly

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