Pour ce premier Vendred’imprévu, je vais vous expliquer comment gérer un imprévu lors d’animation de formation.
Aujourd’hui, il s’agit de l’imprévu suivant : le vidéoprojecteur ne fonctionne pas.
Vous animez une formation, 15 personnes sont présentes et vous avez un PowerPoint à déployer. C’est un grand moment de solitude, car vous voyez votre animation, mais vous ne pouvez pas la montrer.
Votre défi est donc d’animer sans vidéoprojecteur et votre objectif est de dépasser votre état de stress et de trouver une autre technique d’animation adaptée afin de déployer la formation sans changer la structure des modules et en moins de 5 minutes.
Vous n’avez pas le choix, il faut agir vite, car votre formation est maintenant et pas dans une semaine. Il va falloir faire preuve de sang-froid et d’adaptabilité.
État des lieux
- état émotionnel
- les faits
État émotionnel
Vous êtes en situation de stress. Vous vous rendez-compte que vous avez un imprévu. Tout ne fonctionne pas comme vous l’aviez espéré et c’est un grand moment de solitude puisque l’animation est bouleversée.
Désemparé, il va falloir trouver une solution pour animer avec ce dysfonctionnement. Voici deux choses à respecter pour vous reprendre et vous calmer afin de réagir à mieux à cette situation.
1ère chose : pas de panique, restez souriant et positif. Rassurez-vous ! Oui, c’est une situation stressante, mais maîtrisez-vous, vous allez trouver une solution.
2ème chose : par rapport à votre groupe, montrez le moins possible votre embarras. Tout en souriant, dites-leur ce qui se passe : “le vidéoprojecteur ne fonctionne pas, mais le formateur sait s’adapter à toute situation”. Le fait de le prendre avec le sourire va dédramatiser la situation et votre groupe vous fera confiance.
Si vous vous sentez en panique et que vous n’arrivez pas à vous reprendre, soufflez et dites à votre groupe de vous laisser quelques instants et vous allez voir ce que vous pouvez faire. N’hésitez pas à faire appel à votre hiérarchie ou à vos collègues.
Les faits
Le vidéoprojecteur ne fonctionne pas. La question à se poser est : est-ce que je peux réparer ? Attention ! Quand je dis : “est-ce que je peux réparer” c’est dans le sens où : à votre échelle, que pouvez-vous faire ?
Dans un premier temps, vérifiez les branchements et si l’appareil est allumé. Ce sont les choses les plus simples mais dans une situation de stress, ce sont des éléments que l’on ne vérifie pas tout de suite.
Dans un second temps, demandez si l’informaticien/technicien de votre entreprise peut venir ? C’est la meilleure personne pour vous aider. Néanmoins, ils ne sont pas toujours disponibles au moment où vous avez besoin d’eux.
Si tout est branché et que le technicien ne peut pas se déplacer, il va falloir faire sans. C’est le pire moment pour vous car vous vous rendez compte que vous êtes seul et vous ne savez pas quoi faire.
Encore une fois, pas de panique, vous allez trouver une solution.
Qu’est-ce que j’anime ?
Pour sortir de cette situation embarrassante, commencez par parcourir votre plan de formation (itinéraire pédagogique). Ce plan vous permet de rapidement voir ce qui était prévu sans fouiller vos notes et vos modules.
La question à se poser est : quelle est la structure de la formation pour pouvoir m’adapter ? C’est-à-dire, qu’est-ce qu’il y a de prévu dans mon programme ? Sous entendu, combien de modules dois-je déployer via le vidéoprojecteur ?
Ceci vous donnera le niveau de gravité. Si vous n’aviez qu’une séquence à projeter, vous retomberez rapidement sur vos pattes. Par contre, si vous aviez une journée complète de modules à déployer via le vidéoprojecteur, l’adaptation sera plus complexe.
Pour savoir ce que vous pouvez faire, il faut d’abord savoir ce qui était prévu :
- Théorie
- Exercices
- E-learning
- Réveil pédagogique
Choix de la méthode
Exercices
Afin de modifier votre déroulé d’exercices, vous allez l’adapter pour qu’il soit visible et applicable par tout votre groupe. Je vous propose de dicter les consignes à un des apprenants (de préférence votre leader positif) qui les note au paperboard.
Ainsi, tout le groupe à les consignes sous les yeux et en profite pour poser des questions directement pendant que votre apprenant écrit.
Attention : ne pas changer le déroulé !
Si c’est un exercice en individuel ou en groupe, pas de changement. Vous conservez la manière de procéder.
Si les solutions étaient notées sur le PowerPoint, vous allez les donner à l’oral avec une explication au paperboard.
S’il s’agissait d’une explication de fonctionnement de logiciel : au lieu de montrer des copies d’écran, vous allez les faire manipuler tout en les guidant et en passant près d’eux. Soit, ils travaillent en petits groupes soit en individuel.
Pour cela, il faut voir où vous en êtes et posez-vous la question : sont-ils autonomes ou pas ? S’ils le sont, ils pourront travailler en individuel ou s’ils sont néophytes, faites-les travailler en petits groupes ou en binômes.
En début de formation, ils travaillent en groupe. À la fin d’une formation, ils travailleront en solitaire. Et souvent, ce sont eux qui vous demandent de l’autonomie.
Réveil pédagogique
En début de journée, vous commencez par un réveil pédagogique. La questions à se poser est : quel type de réveil pédagogique était prévu ? S’agit-il d’un QCM ? Sont-ce des questions en grand groupe ?
Au lieu de montrer les slides, vous allez modifier votre animation pour un question pour un champion, par exemple. C’est-à-dire que vous allez citer les questions et les apprenants répondent soit du tac au tac ou vous donnez des indices avec le QCM prévu initialement.
E-learning
Pour déployer un E-learning sans avoir rien à projeter, il faut maîtriser son sujet avant tout. Et surtout, connaître le déroulé de l’e-learning. En effet, vous ne pouvez pas dérouler les slides ni commenter quelques notions complémentaires, il faut donc animer au complet cet E-learning.
Vous n’avez pas le choix que de maîtriser votre sujet et pour cela, vous devez le passer avant. Ça paraît assez logique. C’est un élément important à prendre en compte. Suivez attentivement le déroulé pour comprendre le sens et prenez des notes pour connaître les notions vues et les différentes parties de l’e-learning.
Vous allez transformer cet e-learning en exposé mais conserver la structure, par exemple :
- Questions en grand groupe
- Expliquer les notions
- Faire passer le quiz en grand groupe
Pour la théorie, faire l’exposé au paperboard à la place de dérouler les slides.
L’idéal est d’avoir le plan avec vous pour connaître le déroulé du module avec quelques notes qui vous donnent les éléments clefs.
Informer
Après avoir modifié et adapté votre programme, vous allez informer vos participants :
- Situation changeante : Vous avez remarqué que le matériel est indisponible
- Information : Je vais modifier mon animation et je vais vous faire participer
- Conseils : écoutez les participants qui ont souvent quelques idées pour vous sortir de l’embarras. Si tout le monde est OK : partez pour cette méthode.
Comment anticiper ?
Après l’animation, dresser un bilan :
- État émotionnel : maîtriser son émotion et se rassurer
- Définir le plan B : qu’est-ce que je peux prévoir si le matériel ne fonctionne pas ?
Votre objectif est de vous améliorer et donc d’apprendre de cet imprévu. Prenez le temps d’analyser la situation et de vous poser ces questions :
– Comment avez-vous réagi ?
– Qu’avez-vous fait ?
– Avez-vous utiliser la bonne méthode ? Pourquoi ?
– Qu’auriez-vous dû faire ?
Conseils
Pour terminer, voici mes conseils à respecter en cas d’imprévu :
- toujours avoir un plan de formation papier pour se repérer facilement et rapidement
- toujours garder le sourire pour éviter de dramatiser
- utiliser le paperboard car c’est votre meilleur ami
- faire participer pour rendre l’animation dynamique
Conclusion
Un imprévu est déstabilisant, voilà pourquoi vous devez être flexible et vous adaptez à toute situation. Évitez de vous laisser déborder par la situation qui n’est pas si grave en elle-même. Relativisez et prenez le recul nécessaire pour reprendre le contrôle.
A vous de mettre en pratique ces conseils simples qui vous aideront pour cet imprévu.
A vendredi pour le prochain imprévu !
Florence Pauly
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