Je vais vous expliquer comment créer votre planning. L’objectif : respecter un planning réaliste, prévoir les imprévus et optimiser votre temps.
Au sommaire :
- Création de planning
- Conseils
- A vous
Création de planning
Je vais vous montrer comment se construit mon planning personnel ce qui vous permettra d’agencer pour qu’il corresponde à vos attentes.
Le mien est construit selon un socle prédéfini et il s’établit au fur et à mesure du temps. C’est-à-dire qu’il correspond aux attentes de mes apprenants, de ma hiérarchie et de toute demande d’aide de la part d’autres managers. A chaque demande je l’ajoute dans mon planning là où il y a de place. Cela signifie que le vendredi mon planning est plein pour la semaine suivante.
Pour commencer, je créé mon planning socle. Il est établit de cette manière : je note mes objectifs à réaliser au mois que je me fixe moi-même puis je laisse le planning se remplir avec le temps (en fonction des demandes).
Mes objectifs du mois
Je note d’abord mes formations à animer. Puis, selon mes jours hors formation, je renseigne le nombre d’évaluations à réaliser (à ajuster avec le temps) pour assurer le suivi de mes conseillers : 15 par exemple. Je poursuis en planifiant les accompagnements de mes conseillers (démo call, coaching, atelier,…).
Ensuite, je planifie le taux de déploiement des quiz mensuel afin de vérifier le respect des procédures, le taux de réussite au quiz, les pickings de cohérence (suivi de la cohérence des évaluations réalisées par les managers), la réalisation des évaluations conjointes (évaluation d’un appel ou d’un dossier à deux), le suivi des KPI et la vérification d’une réponse apportée pour toute question terrain pour toutes les équipes et les sites concernés.
Les formations
Les formations à réaliser sont bien sûr la priorité n°1 car ils dépendent de l’emploi du temps des apprenants et de la production. Ils sont fixés dans mon planning et ne bougeront pas.
Chaque jour, je laisse une heure d’imprévu. Si vous pensez qu’il s’agit d’une heure perdue… Eh bien sachez qu’il y a toujours un imprévu : soit un coaching qui prend plus de temps, une demande d’un manager me demandant mon avis pour une évaluation ou un collègue qui me demande de l’aide pour réaliser un quiz ou de l’aide pour un accompagnement d’un conseiller, de l’administratif à faire… Bref, il y a toujours de quoi faire.
Les demandes terrain
Il s’agit de la dernière chose qui vient compléter mon planning : les demandes terrain. C’est-à-dire des demandes de manager qui me demandent de l’aide pour eux ou pour leur équipe.
Par exemple, si on me demande de coacher un apprenant, je vais le noter en début de matinée. Ce sera ma première tâche. Non seulement ça me permet de ne pas arriver au milieu d’un appel long mais cela évite surtout de me couper en plein milieu d’autres tâche. Donc, coaching en premier. Dès la fin du coaching, je laisse 30 minutes pour l’administratif, c’est le temps moyen de rédaction du compte-rendu et du planning pour le plan d’action à mettre en place.
À l’inverse, un manager qui me demande une évaluation conjointe, je vais le caler à la fin de la journée. Pourquoi ? Tout simplement parce que je sais qu’un manager va accompagner et booster son équipe toute la journée, la fin est donc plus propice et plus tranquille pour réaliser une évaluation.
Si j’ai du temps…
je vais rattraper de l’administratif en retard, faire des évaluations, apprendre des informations, répondre aux questions, préparer une formation et le top du top est de préparer de nouveaux ateliers pour les conseillers en fonction des besoins, des quiz ou des réveils pédagogiques voire un accompagnement de formateur ou encore le suivi des KPI avec plan d’actions.
Pour résumer, je note mes objectifs à réaliser dans le mois, les demandes de la semaine à venir et mes tâches quotidiennes afin de créer un planning réaliste.
Conseils
Commencez toujours vos journées par le plus désagréable ou en tout cas vos obligations. Dans mon planning, je commence toujours pas une évaluation ou un coaching parce que je sais que j’entends le début de l’appel et je n’ai pas à attendre la suite en faisant autre chose ou en devant réécouter un enregistrement.
Évitez de commencer par vos emails. Pourquoi ? Parce que vous allez perturber votre planning et tout faire sauf ce que vous aviez prévu. Gardez-les pour un moment dans la matinée, l’après-midi et fin de journée. Prévenez les moments où vous pouvez être joint. Ainsi en cas d’urgence, les personnes savent qu’il ne faut pas passer par un e-mail.
Gardez-vous toujours des moments d’imprévu pour chaque journée. Si votre planning débordé et que vous n’avez compté aucune pause, la journée va être très longue. N’hésitez pas à déléguer, demander de l’aide ou simplement prévenir votre hiérarchie que vous ne pouvez pas faire une demande aujourd’hui.
Dernier conseil : créez-vous une to do list pour noter chaque élément si vous ne pouvez pas l’ajouter directement à votre agenda ou qu’il s’agisse de complément.
À vous
A votre tour de créer votre planning en fonction de vos objectifs à atteindre sur le mois, la semaine et la journée. Pour être tout à fait optimisé, n’hésitez pas à faire appel à moi, ça me ferait très plaisir !
Merci de m’avoir suivi et je dis à la semaine prochaine pour un nouvel imprévu !
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