Pour ce onzième et dernier Vendred’imprévu, je vais vous expliquer comment gérer un imprévu lors d’animation de formation.

Aujourd’hui, il s’agit de l’imprévu suivant : animer la formation d’un autre formateur

Vous animez une formation, 15 personnes sont présentes et vous avez un PowerPoint à déployer.

Le défi : comment animer la formation d’un autre formateur ?

L’objectif : reprendre la formation en se basant sur l’itinéraire pédagogique construit et conserver les méthodes d’animation initiales.

Au sommaire :

  • Comment réagir ?
  • Solution
  • Exemple

Comment réagir ?

C’est probablement l’imprévu le plus déstabilisant que je connaisse. En effet, il est plus facile d’animer une formation que l’on a construite, que l’on connaît surtout si on l’a déjà animé plusieurs fois que la formation non préparée d’un autre !

Imaginez cette situation : vous avez une journée bien remplie prévue et tout d’un coup, vous vous retrouvez dans une salle de formation à devoir assurer la formation d’une autre personne ! Pour couronner le tout, cette personne  est absente et ne peut vous donner aucune indication sur ce qu’il y a à faire.

Pas de panique ! Le formateur sait s’adapter à toute situation et vous allez reprendre là où il s’était arrêté et conserver son animation pour ne pas la dénaturer. Si cela paraît compliqué, c’est surtout déstabilisant, mais vous allez y arriver !  

Solution

Avant de reprendre quoi que ce soit, un prérequis est à respecter et il est impératif : vous devez maîtriser le sujet. N’imaginez pas reprendre la formation de quelqu’un d’autre à l’arrache sans aucune maîtrise du sujet car vous courrez à la catastrophe.

Vous allez probablement communiquer de mauvaises informations qui auront un impact sur 15 personnes voire plus. Vous n’allez pas être à l’aise et même si vous êtes bon comédien, vos apprenants vont sentir que vous êtes hésitant et que vous découvrez le sujet en même temps qu’aux.

Vous avez deux choses à faire : consulter l’itinéraire pédagogique et les apprenants.

Commencez par prendre le temps de regarder l’itinéraire pédagogique de votre collègue pour connaître les notions vues et celles à voir. Vous saurez où il en est dans sa formation. L’avantage est que vous avez tout sous les yeux.

Ensuite, voyez avec le groupe le programme et prenez la température. Allez au plus simple en demandant au groupe où il en est, ce qui a été vu, ce qui était prévu, la manière de fonctionner. Prenez en compte qu’ils ne retiennent pas 100% de la formation.

Ceci vous permettra de faire le lien entre ce que le groupe vous dit et ce qui est noté sur le plan de formation. Gardez la même méthode d’animation si elle est efficace et poursuivez là où votre collègue s’était arrêté.

Il est important de noter tous les comportements observés ainsi que tout ce qui aura été vu. Ainsi, lorsque le formateur reprendra sa place, il saura ce qui aura été vu.   

Exemple

Lors d’une formation initiale de plusieurs semaines, je commence par animer ma première journée de formation. Tout se passait bien jusqu’à ce que je tombe malade dans la nuit et que j’apprenne qu’il m’était impossible de me lever de mon lit. Me voilà arrêté pour une semaine.

Je venais d’animer une journée, la première. La difficulté étant de trouver un remplaçant très rapidement. Malheureusement, le site sur lequel je me trouvais n’avait plus de formateur disponible. Il a donc fallu qu’une collègue d’un autre site me remplace pendant une semaine complète.

La difficulté est qu’elle ne savait pas du tout où j’en étais, elle n’avait aucun contact avec moi. Malheureusement pour elle, il y avait deux itinéraires pédagogiques sur mon bureau (l’un me serait de feuilles de brouillon), comment aurait-elle pu le savoir ? Et surtout, comment savoir lequel utiliser ?

Elle ne connaissait pas non plus mes réveils pédagogiques et elle a donc fait avec les moyens du bord.    

Une semaine plus tard, c’était à mon tour de reprendre ma formation. J’ai eu la chance de pouvoir faire le point avec ma collègue sur ce qu’elle avait fait. Pendant 15 minutes, nous avons fait le point sur ces méthodes et les notions vues.

Notre façon d’animer était différente et il a fallu s’adapter à ce qu’elle avait mis en place. Il ne fallait pas que je dénature sa façon d’animer puisque le groupe était habitué de cette manière. L’exercice a été très intéressant et m’a appris que lorsque l’on quitte sa salle de formation, il faut laisser un seul itinéraire pédagogique et tout élément intéressant pour un autre formateur.

Conseils

Si vous devez reprendre une formation, ajustez-vous à la méthode de votre collègue pour vous adapter au mieux au groupe et ne pas le perturber davantage. Les critiques sont faciles parce qu’on pense toujours faire mieux.

Gardez donc ce que vous pensez pour vous, armez-vous d’empathie et valorisez vos collègues absents.

Conclusion

Un imprévu est déstabilisant c’est pourquoi vous devez vous adapter et agir en fonction de votre groupe.    

Merci d’avoir suivi tous ces imprévus de formation. En espérant vous avoir apporté tout le nécessaire pour gérer un imprévu de formation, je vous retrouve dans une prochaine saison des vendred’Imprévus !

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