Un déplacement se prépare pour deux jours mais vous venez d’en être informé ce qui bouscule votre planning si bien organisé. En effet, vous aviez planifié toutes vos actions de formation et votre chef vous annonce qu’un voyage d’affaire est prévu pour vous la semaine prochaine. Elle vous donne vos billets de train, il n’y a plus qu’à prévoir ce voyage ! Et oublier votre planning ? Non bien sûr !
Comment se réorganiser ?
Avant de partir pour ce déplacement, vérifiez votre planning :
- Qu’y avait-il de prévu ?
- Quels sont les actions qui doivent être reportées et que seul vous pouvez animer ?
- Y a-t-il des actions non reportables ?
- Avez-vous des actions nécessitant un portable ou une tablette ?
Les actions à reporter
Il s’agit de toutes les actions qui étaient planifiées et que vous pouvez déplacer à un autre moment. Par exemple, un coaching avec un apprenant d’une équipe.
Pour celles-ci, prévenez les personnes concernées et reportez cette animation à un autre moment. Ceci évitera de créer la surprise au moment où la personne vous attend pour son coaching et que vous êtes absent.
Planifiez à nouveau ce coaching dans votre planning. Ainsi, tout est prêt pour votre retour et vous évitez une surcharge mentale inutile.
Les actions non reportables
Il s’agit ici de toute intervention planifiée qui ne peut pas être déployée à un autre moment. Par exemple, une formation spécifique à un groupe. Pour trouver une solution, la question à vous poser est : pouvez-vous déléguer ?
Quelqu’un d’autre peut-il vous remplacer ? Dans ce cas, conservez cette action. Faites le point avec votre collègue pour animer sans difficulté et pensez à voir votre back-up à votre retour.
Notez ces points dans votre agenda. Ceci évite les oublis et les imprévus d’animation pour votre collègue.
Les actions nécessitant un portable ou une tablette
Pour tout ce qui est administratif, profitez du transport pour avancer dans vos tâches. Par exemple, un plan de formation, un quiz à créer,… Même si vous n’avez pas accès à tous vos logiciels habituels, vous pouvez vous avancer dans une partie de votre administratif.
Lorsque je devais suivre des formations à l’extérieur, je prenais ma tablette pour travailler dans le train. Au retour de cette formation, je préparais mon plan de formation, le quiz ou en tout cas le contenu du quiz ce qui me soulageait le lendemain matin.
Mon petit +
Les déplacements sont l’occasion de sortir de sa bulle de travail quotidienne. Profitez-en pour faire le point, prendre un peu de recul et optimisez votre travail pour qu’il soit plus efficace et ordonné.
Sachez tirer parti d’un déplacement et Optimisez votre temps dans les transports. Nous sommes nombreux à travailler dans le train, tourner des vidéos, passer quelques appels ou encore rédiger un compte-rendu. Tant qu’il ne s’agit pas de données sensibles, allez-y !
Et si vous n’étiez plus stressé en formation ?
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